Osztálykirándulás előtt állsz, de bizonytalan vagy másra bízni a szervezést? Teljes mértékben megértjük, hiszen mégiscsak a gyerekek boldogságáról, biztonságáról van szó. Ráadásul te ismered a legjobban őket. Azonban jó, ha tudod, hogy ma már léteznek olyan cégek és utazási irodák, melyeknél biztos kezekben vagytok. A cikkünkben arról lesz szó, hogy hogyan válasszuk ki azt a céget sok közül, amely a szervezésben és a lebonyolításban nyújtott segítségével felejthetetlenné teheti az osztálykirándulásunkat.

Amiről szó lesz a cikkünkben:

• Miért érdemes külsős cégre bízni a kirándulás szervezését?
• Mire érdemes odafigyelni?
• Így válaszd ki a befutót
• Így szűrd ki az amatőr cégeket

Miért érdemes külsős cégre bízni az osztálykirándulás szervezését?

Mi úgy gondoljuk, hogy elsősorban azért, mert hatalmas terhet képes levenni a válladról. Akár szülő, akár pedagógus vagy, ezáltal bizony több szabadidőd marad, melyet a családoddal, hobbiddal vagy a szívedhez közel álló programmal tölthetsz. 

Ráadásul nem elhanyagolható a szervezéssel járó stressz elkerülése sem. Az osztálykirándulások szervezésével foglalkozó cégek sok esetben ugyanis teljes egészében átvállalják a szervezést, a programoktól kezdve a szállás és az étkezés lefoglalásáig.

Az sem elhanyagolható szempont, hogy az ilyen cégek általában olyan foglalkozásokat és játékokat fejlesztenek ki, amelyek a gyerekek igényeihez és korosztályához igazodnak. Ezeket ráadásul összeszervezik helyetted akár egy teljes napba (vagy kettőbe), hogy neked már ezzel se kelljen bajlódnod.

Továbbá általában helyi illetőségű idegenvezetőt, vagy animátort is biztosítanak, így a városismeret hiánya, mint probléma sem feltétlenül fog gondot jelenteni, ami valljuk be, nem kis előny.

Mire érdemes odafigyelni, mikor a cégek weboldalait böngésszük?

Mire érdemes figyelni egy osztálykirándulásokat szervező cégnél?

Ahhoz, hogy megtaláljuk az a céget, melyre rá merjük bízni az osztálykirándulásunk sikerességét, nem árt egy kis kutatómunkát végeznünk.

Ehhez természetesen az adott vállalkozás weboldalán célszerű kezdenünk. Nézz szét alaposan a weboldalon és hallgass a megérzéseidre!

Referenciák

Ha egy osztálykirándulásokra szakosodott cégnek sok és jó a referenciája, az kiindulási alapnak tökéletes.

Nézz szét a cég weboldalán és olvasd el tüzetesen, hogy miket mondanak a cégről a tanárok, szülők és a diákok. Ha egy cég biztos a dolgában, akkor fogsz találni a weboldalon referenciákat, ajánlásokat.

Egyértelmű árak

Mennyire egyértelműek az árak a weboldalon? Tudsz előzetes kalkulációt végezni a megadott információk alapján? Ha ezekre már az első perctől igen a válasz, akkor valószínűleg jó helyen jársz.

Ez azért fontos, mert így elkerülhetőek a hirtelen megugró ajánlatok és a rejtett költségek. Egy korrekt cég ezeket feltünteti a weboldalán.

A programok jellege

Milyen jellegű programokkal rendelkezik a cég? Kellően változatosak? Mi úgy gondoljuk, hogy a gyerekeknek olyan programokat célszerű szervezni, melyek a korukhoz, érdeklődésükhöz, illetve az igényeikhez igazítottak.

Jobb esetben a cégek feltüntetik az olyan alapinformációkat, hogy a szabadidős tevékenységek hány éves kortól ajánlottak, vagy hogy milyen jellegűek (sportosak vagy kulturálisak, alacsonyabb edzettségű diákoknak is ajánlottak-e). Ezekre feltétlenül figyelj oda!

Így válaszd ki a befutót

Megnéztél pár weboldalt, így már rendelkezel néhány potenciális jelölttel. De kire érdemes rábíznod végül az osztálykirándulásotok megszervezését? Az alábbiakban mutatunk néhány olyan kérdést, amelyeknél kibújhat a szög a zsákból. Javasoljuk, hogy ezeket az első telefonos beszélgetésnél tedd fel, mert sok múlhat rajtuk.

Van-e biztosításuk?

Akármennyire is szeretnénk, egy osztálykirándulás nem mindig móka és mese. A gyerekek többek között aktív, sportos programokon vesznek részt és ha a gyerek mozog, akkor ott bizony a balesetek veszélye is fennáll.

Éppen ezért feltétlenül kérdezzünk rá a cég képviselőjétől vagy az ügyintézőtől, hogy a cég rendelkezik-e olyan biztosítással, amely kifejezetten a gyerekeket védi.

Mit tartalmaz az árajánlatuk?

Bár már beszéltünk arról, hogy fontosak a weboldalon feltüntetett egyértelmű árak, egy telefonos beszélgetés vagy e-mail-es egyeztetés ettől még kiváló alkalom arra, hogy rákérdezzünk az árajánlatban foglaltakra. 

Kérdezd meg, hogy van-e alapdíj, óradíj alapján számláznak-e, esetleg a résztvevők száma alapján, netán a közvetített szolgáltatások bizonyos értéke adja az ő díjukat? Felszámolnak-e animátori díjat?

Ki fog dolgozni a rendezvényen?

Érdemes már az elején tisztázni, hogy ki, illetve milyen személyzet fog foglalkozni a gyerekekkel a megrendelt programok során. Hatalmas előny például, ha helyi illetőségű idegenvezetőt vagy animátort biztosítanak, akik magabiztosan kalauzolnak el bennünket egy olyan városban, ahol még nem jártunk.

Fontos még megkérdeznünk azt is, hogy van-e arra az esetre helyettesítője, ha ő megbetegszik vagy nem tudja ellátni a feladatát.

Van-e esőterv?

A szervezés során általában fel sem merül bennünk, hogy mi lesz rossz idő esetén, pedig fel kell készülnünk minden eshetőségre. Mégis csak a szeretett diákjaink kirándulása, szórakozása a tét. Feltétlenül érdemes tehát megbizonyosodnunk arról, hogy a cég készül-e esőtervvel.

Ilyenkor a kültéri programok általában buknak, de néhány cég rossz idő esetén nagyszerű beltéri programcsomagokat biztosítását, illetve akár sportcsarnok, terem bérlését is vállalja (természetesen akkor, ha a csarnok, vagy a megfelelő terem szabad abban az időpontban). Feltétlenül kérdezz rá erre!

Rendelkeznek-e pénzvisszafizetési garanciával?

Örökös dilemma, hogy mi lesz akkor, ha rossz idő esetén teljese elmaradnak a kirándulás programok? Nos, ebben az esetben olyan céget érdemes választanunk, amely rendelkezik pénzvisszatéritési garanciával. Ez azért fontos, hogy ne járjunk pórul, ha a későbbiekben kiderül, hogy valamilyen okból kifolyólag nem tudják vállalni a kirándulás szervezését.

A közös élmények így elmaradnak, de legalább anyagi kár nem éri az osztályt. 

Így szűrd ki az amatőr cégeket

Figyelj oda az alábbi intő jelekre, amikor a kinézett cégekkel interakcióba lépsz, hiszen az első benyomás mindig a legfontosabb. Hogyan bíznád rá a kirándulás szervezését olyasvalakire, aki például:

Nem kommunikál tisztán

Ha az árajánlat nem áttekinthető vagy a szerződés nem egyértelmű, az rossz jel az együttműködésetekre nézve. Ha profi és igényes szakemberekkel van dolgod, akkor nekik nincs rejtegetnivalójuk, a velük való munka részletei és feltételei pedig egyértelműek.

Nem válaszol az emailjeidre, nem hív

Ha kilátásban van a közös munka, de úgy érzed, hogy mellőzve vagy, az egy hatalmas intő jel. Ha munkaidőben nem válaszol a leveledre vagy nem veszi fel a telefont, akkor mégis hogyan lehet majd számítani a cégre a későbbiekben?

Túlságosan rámenős

Egy órán belül több, mint ötször hívott valami apró ügy miatt? Esetleg az ügyintéző minél hamarabb szerené kikényszeríteni belőled a szerződés aláírását? Előbb tudj meg minden részletet, aztán kezdődhet a közös munka.

Egy sikeres osztálykirándulás megszervezése és lebonyolítása embert próbáló feladat, azonban a megfelelő szervező cég kiválasztása hatalmas terhet képes levenni a válladról. Bízunk benne, hogy útmutatónk segítségedre lesz ebben és tartalmas, hasznos és minden ízében felejthetetlen osztálykirándulásotok lesz idén.